Como transcrever com facilidade uma reunião realizada no Microsoft Teams?

Procura de uma solução simples e eficaz para transcrever facilmente uma reunião no Teams? Neste artigo, apresentamos uma visão geral dos diferentes métodos de transcrição de uma reunião no Microsoft Teams.

Transcrever uma reunião em directo no Microsoft Teams

O Microsoft Teams, uma ferramenta muito popular no mundo dos negócios, proporciona uma série de funcionalidades adaptadas às necessidades dos profissionais (chat, videoconferências, armazenamento de ficheiros, etc.). Durante as videoconferências, esta plataforma proporciona uma função de transcrição de áudio para texto que utiliza a Inteligência Artificial para disponibilizar aos interlocutores uma transcrição instantânea das suas interacções.

De que forma se transcreve uma reunião em directo no Microsoft Teams?

A seguir, apresenta-se as principais etapas envolvidas na transcrição de uma reunião no Microsoft Teams:

1. Durante a sua reunião profissional de vídeo, clique nos 3 pontos na parte superior do ecrã (junto ao ícone da câmara) e, em seguida, em "Iniciar transcrição". Esta funcionalidade de transcrição automática no Microsoft Teams aparece por predefinição durante as suas interacções.
2. Verifique o idioma da transcrição (deve ser igual ao idioma falado pelos interlocutores). Pode alterá-lo em Definições de transcrição, no canto superior direito da janela e, depois, em "Alterar idioma falado" (estão disponíveis 34 idiomas no Teams).
3. Os participantes verão uma notificação informando-os de que a transcrição foi iniciada, a qual será apresentada em directo durante a videoconferência, do lado direito, com o nome do orador e o respectivo tempo (é também possível ocultar a transcrição, clicando em "Outras acções" e, depois, em "Ocultar transcrição").
4. Pode interromper a transcrição em qualquer altura.
5. No final da reunião, transfira a transcrição (estará disponível imediatamente após o vídeo, no evento, no calendário do Teams). Pode transferi-la no formato .docx ou .vtt.

Transcrever uma reunião em directo no Microsoft Teams: vantagens e desvantagens

A seguir, apresenta-se as principais vantagens de transcrever a sua reunião em directo no Teams:

• Esta funcionalidade é especialmente útil não só para os surdos e os deficientes auditivos, mas também para os interlocutores estrangeiros.
• Isto permite dispor de auxílio visual para promover uma compreensão correcta das interacções durante uma reunião levada a cabo num ambiente muito ruidoso, por exemplo.
• É possível procurar palavras / informações na transcrição com recurso a uma barra de pesquisa.
• Paralelamente, pode optar por visualizar os intercâmbios com legendas durante a reunião.
• Todos os membros da mesma conta Teams podem iniciar, parar, ver e transferir a transcrição em qualquer momento.

Os participantes podem optar por ocultar a sua identidade e não aparecer na transcrição.

No entanto, há alguns limites à transcrição de uma reunião em directo no Teams:

• Esta funcionalidade só está disponível na versão desktop do Microsoft Teams (e não no browser).
• A qualidade da transcrição depende da qualidade do áudio, que varia muito de um participante para outro (consoante o desempenho do microfone, o ambiente, o ruído de fundo, a clareza da expressão oral, etc.).
• Esta funcionalidade está reservada aos assinantes do Microsoft 365 com licenças específicas (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

Outros métodos de transcrição das reuniões no Teams

Além desta ferramenta de transcrição integrada, há outras formas de transcrever facilmente uma reunião no Teams.

Utilização de software para transcrever uma reunião no Teams

A seguir, veja como transcrever uma reunião no Teams, utilizando um software de transcrição automática:

1. Grave as suas reuniões. Para o efeito, clique nos três pontos no canto superior direito da janela da reunião do Teams, depois, em "Outras acções" e, por fim, em "Iniciar gravação".
2. O utilizador e os outros participantes receberão uma notificação a indicar que a gravação foi iniciada.
3. Pode parar a gravação a qualquer momento em "Outras acções",
4. No final da reunião, aceda às gravações do Teams e transfira o ficheiro de áudio da reunião que pretende transcrever.
5. Escolha um software de transcrição automática e siga as instruções para obter a transcrição pretendida.
6. Exporte a sua transcrição no formato de texto da sua escolha (PDF, HTML, TXT, DOCX...)
7. Releia e edite as transcrições das reuniões no Teams.

Esta solução, simples e rápida, permite-lhe obter uma transcrição em poucos minutos. Geralmente, estas ferramentas são pouco dispendiosas e, por vezes, disponibilizam testes gratuitos. No entanto, deve ter em conta que a transcrição de uma reunião de equipa realizada com software automático será frequentemente aleatória e incompleta.

Transcrever manualmente uma reunião no Teams

Pode ainda optar por transcrever manualmente a sua reunião no Teams. Para o efeito, basta gravar a reunião previamente e, em seguida, escrever o texto enquanto ouve o áudio. A vantagem desta solução é o facto de ser gratuita e não exigir competências técnicas especiais.

No entanto, este método de transcrição das actas do Teams é muito moroso (serão necessárias 6 horas de trabalho para restaurar 1 hora de áudio). Se houver um grande número de intervenientes, o trabalho será ainda mais fastidioso. Serão também necessárias várias fases de redacção, revisão, releitura e correcção para se obter um resultado positivo.

Recorrer a um profissional para transcrever a sua reunião no Teams

Para transcrever facilmente uma reunião no Teams, pode também recorrer aos serviços de um transcritor profissional de uma empresa de transcrição como a Optiwords. Podemos prestar-lhe os serviços de transcritores nativos experientes em mais de uma centena de idiomas (português, francês, inglês, espanhol, alemão, russo, árabe, etc.).

Em resultado da sua experiência, do seu domínio do idioma e das suas competências de escrita, podem realizar a transcrição de reuniões no Teams perfeitamente fiável, fluida e sem erros, que pode utilizar e partilhar com os seus clientes, parceiros e equipas com toda a confiança.

As nossas respostas às suas perguntas sobre a transcrição das reuniões no Teams