¿Estás buscando una solución sencilla y eficaz para transcribir fácilmente una reunión de Teams? En este artículo, te ofrecemos una visión general de los diferentes métodos para transcribir una reunión de Microsoft Teams.
Transcribir una reunión en directo en Microsoft Teams
Microsoft Teams, una herramienta muy popular en el mundo empresarial, ofrece numerosas funciones adaptadas a las necesidades de los profesionales de empresa (chat, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos, etc.). En particular, durante las videoconferencias, esta plataforma ofrece una función de transcripción de audio a texto que utiliza la Inteligencia Artificial para permitir a los participantes obtener una transcripción instantánea de sus intercambios.
¿Cómo transcribir una reunión en directo en Microsoft Teams?
Estos son los principales pasos por seguir para transcribir una reunión a través de Microsoft Teams:
- Durante tu reunión, haz clic en los 3 puntos de la parte superior de la pantalla (junto al icono de la cámara) y, a continuación, en «Iniciar transcripción». Esta función de transcripción automática en Microsoft Teams aparece por defecto durante tus intercambios.
- Comprueba el idioma de transcripción (debe coincidir con el idioma hablado por los interlocutores). Puedes modificarlo yendo a los Ajustes de transcripción, en la parte superior derecha de la ventana, y luego a «Cambiar el idioma hablado» (hay 34 idiomas disponibles en Teams).
- Los participantes verán una notificación de que se ha iniciado la transcripción, que se mostrará en directo durante la videoconferencia en la parte derecha, con el nombre del orador y el tiempo correspondiente (también es posible ocultar la transcripción haciendo clic en «Otras acciones» y luego en «Ocultar transcripción»).
- Puedes detener la transcripción en cualquier momento.
- Al final de la reunión, descarga la transcripción (estará disponible en el calendario de Teams). Puedes descargarla en formato .docx o .vtt.
Transcribir una reunión en directo en Microsoft Teams: ventajas e inconvenientes
Estas son las principales ventajas de transcribir su reunión en directo en Teams:
- Se trata de una función especialmente útil para las personas sordas o con dificultades auditivas, pero también para los hablantes extranjeros.
- Proporciona una ayuda visual para facilitar la comprensión de los debates durante una reunión celebrada, por ejemplo, en un entorno muy ruidoso.
- Es posible buscar palabras/información en la transcripción mediante una barra de búsqueda.
- También puedes optar por ver los intercambios en forma de subtítulos durante la reunión.
- Todos los miembros de la misma cuenta de Teams pueden iniciar, detener, ver y descargar la transcripción en cualquier momento.
Los participantes pueden optar por ocultar su identidad y no aparecer en la transcripción.
Sin embargo, transcribir una reunión en directo en Teams tiene algunas limitaciones:
- Esta función sólo está disponible en la versión de escritorio de Microsoft Teams (no en el navegador).
- La calidad de la transcripción depende de la calidad del audio, que variará mucho de un participante a otro (según el rendimiento del micrófono, el entorno, el ruido de fondo, la claridad del discurso, etc.).
- Esta función sólo está disponible para los suscriptores de Microsoft 365 con licencias específicas (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).
Otros métodos de transcripción de las reuniones de Teams
Además de esta herramienta de transcripción integrada, existen otros métodos para transcribir fácilmente una reunión de Teams.
Uso de programas informáticos para transcribir una reunión de Teams
A continuación, te explicamos cómo transcribir una reunión de Teams con un programa de transcripción automática:
- Graba tus reuniones. Para ello, haz clic en los 3 puntos de la parte superior derecha de la ventana de reunión de Teams, luego en «Más acciones» y, por último, en «Iniciar grabación».
- Tú y los demás participantes recibiréis una notificación de que la grabación ha comenzado.
- Puedes detener la grabación en cualquier momento en «Otras acciones»,
- Al final de la reunión, ve a tus grabaciones de Teams y descarga el archivo de audio de la reunión que deseas transcribir.
- Elige un software de transcripción automática y sigue las instrucciones para obtener tu transcripción.
- Exporta tu transcripción en el formato de texto que desees (PDF, HTML, TXT, DOCX...)
- Revisa y edita las transcripciones de tus reuniones.
Es una forma rápida y sencilla de obtener una transcripción en pocos minutos. Estas herramientas suelen ser baratas y a veces ofrecen pruebas gratuitas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que una transcripción de una reunión de Teams transcrita con un software automático será a menudo aleatoria e incompleta.
Transcribir manualmente una reunión de Teams
También puedes transcribir manualmente tu reunión de Teams. Para ello, basta con grabar previamente la reunión y, a continuación, escribir el texto mientras se escucha el audio. Esta solución tiene la ventaja de ser gratuita y no requiere conocimientos técnicos especiales.
Sin embargo, este método de transcripción requiere mucho tiempo (se necesitarán 6-7 horas de trabajo para transcribir una hora de audio). El trabajo será aún más tedioso si hay un gran número de participantes. También serán imprescindibles varias fases de redacción, revisión y corrección para obtener un resultado decente.
Recurrir a un profesional para transcribir la reunión de Teams
Para transcribir fácilmente una reunión de Teams, también puedes recurrir a los servicios de un transcriptor profesional como Optiwords. Ofrecemos los servicios de transcriptores nativos experimentados en más de cien idiomas (español, francés, inglés, alemán, portugués, ruso, árabe, etc.).
Gracias a su experiencia, conocimientos lingüísticos y capacidad de redacción, ofrecen transcripciones de reuniones de Teams fiables, fluidas y sin errores que podrás utilizar y compartir con tus clientes, socios y equipos con total confianza.
Respuestas a preguntas frecuentes sobre la transcripción de reuniones de Teams
Microsoft Teams ofrece a los suscriptores una función de transcripción instantánea que permite transponer las reuniones por videoconferencia a forma escrita. La transcripción puede aparecer con subtítulos o en una pestaña de la barra lateral a medida que avanza la reunión. Para activar la transcripción automática en Teams, haz clic en «Iniciar transcripción» en las opciones adicionales de la pantalla de la reunión (los 3 puntitos...) y luego en «Iniciar transcripción».
La traducción automática está activada por defecto en la cuenta de Teams. Todos los usuarios pueden utilizar esta función. El idioma de destino es el idioma predeterminado de la cuenta establecido en la configuración de idioma. Puedes desactivar esta opción de traducción automática en Teams en el Centro de Administración, en la pestaña «Directivas de mensajería».
Para traducir una conversación en Microsoft Teams durante una reunión, vete a «Más opciones...» y luego al botón «Traducir» que aparece en la parte superior del mensaje. La traducción instantánea se generará automáticamente, en el idioma configurado por defecto en tu aplicación Teams. La plataforma permite traducir conversaciones desde y hacia más de cincuenta idiomas (francés, italiano, albanés, árabe, indonesio, ruso, ...).
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