Come trascrivere la registrazione di una riunione effettuata con Teams?

Quale potrebbe essere una soluzione semplice ed efficace per trascrivere in modo semplice la registrazione di una riunione effettuata mediante Teams? Nel post che segue viene offerta una panoramica dei diversi metodi di trascrizione delle registrazioni delle riunioni effettuate mediante Microsoft Teams.

Trascrivere in tempo reale i contenuti di una riunione mentre ha luogo su Microsoft Teams

Microsoft Teams, uno strumento molto apprezzato nel mondo degli affari, offre numerose funzioni adeguate alle esigenze professionali delle aziende (chat, videoconferenza, salvataggio di file…). In particolar modo la piattaforma offre la possibilità di fare ricorso, durante le riunioni in videoconferenza, a una funzione di trascrizione da audio a testo che utilizza l’Intelligenza Artificiale, per permettere agli interlocutori di ottenere una trascrizione istantanea delle loro interviste.

Come trascrivere in tempo reale i contenuti di una riunione mentre ha luogo su Microsoft Teams?

Si elencano di seguito le principali operazioni da eseguire per trascrivere i contenuti di una riunione effettuata mediante Microsoft Teams:

1. Durante una riunione di lavoro in videoconferenza, fare clic sui 3 punti visibili nella parte alta dello schermo (a fianco dell’icona della videocamera) poi su "Avviare la trascrizione". La funzione di trascrizione automatica di Microsoft Teams apparirà in modalità predefinita durante le conversazioni.
2. Verificare la lingua in cui la trascrizione ha luogo (deve essere la lingua parlata dagli interlocutori). È possibile modificare la lingua portandosi sui parametri di trascrizione, in alto a destra nella finestra, e poi su "Modifica lingua parlata" (su Teams sono disponibili 34 lingue).
3. I partecipanti vedranno comparire un avviso che li informa che la trascrizione ha inizio, essa comparirà in tempo reale durante la videoconferenza, sul lato destro dello schermo, indicando i nomi degli oratori e il cronometraggio dei rispettivi interventi (è possibile anche nascondere la funzione di trascrizione facendo clic su "Altre azioni" e poi su "Nascondi trascrizione").
4. È possibile interrompere la trascrizione in qualsiasi momento.
5. Al termine della riunione, la trascrizione è pronta per il download (conclusa la videoconferenza sarà disponibile direttamente all’interno dell’evento nel calendario di Teams). Si potrà scaricare in formato .docx o .vtt.

La trascrizione in tempo reale dei contenuti di una riunione con Microsoft Teams: vantaggi e inconvenienti

I principali vantaggi insiti nella trascrizione dei contenuti di una riunione in tempo reale con l’apposita funzione di Teams:

• È una funzione particolarmente utile per persone sorde e ipoudenti, ma anche per degli oratori stranieri.
• Consente di avere un supporto visivo, che facilita una corretta comprensione di quanto detto, per esempio nel caso di riunioni realizzate in ambienti molto rumorosi.
• È possibile rintracciare parole / informazioni nel testo trascritto grazie a un campo di ricerca.
• Si può anche scegliere di prendere visione di quanto detto sotto forma di sottotitoli nel corso della riunione.
• Tutti i detentori del medesimo account Teams possono avviare, arrestare, visionare e scaricare la trascrizione in qualsiasi momento.

I partecipanti possono scegliere di nascondere la propria identità e di non apparire nella trascrizione.

Esistono però dei limiti alla trascrizione in tempo reale dei contenuti di una riunione con l’apposita funzione prevista da Teams:

• La funzione è disponibile soltanto nella versione desktop di Microsoft Teams (e non quando si usa Teams da browser).
• La qualità della trascrizione dipende dalla qualità dell’audio, che varierà notevolmente da un partecipante all’altro (a seconda delle prestazioni del microfono, dell'ambiente, dei rumori di sottofondo, della chiarezza dell’espressione orale…)
• La funzione è riservata ad utenti abbonati a Microsoft 365 in possesso di precise licenze (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

Gli altri metodi utilizzabili per trascrivere i contenuti di riunioni effettuate con Teams

Oltre a questo strumento di trascrizione integrato, esistono altri metodi per trascrivere facilmente i contenuti di una riunione effettuata con Teams.

Dei software per trascrivere i contenuti discussi durante una riunione su Teams

Di seguito si elenca come trascrivere i contenuti di una riunione effettuata con Teams con l’ausilio di software di trascrizione automatica:

1. Registrare le riunioni. Per farlo, fare clic sui 3 punti che appaiono in alto a destra della finestra della riunione su Teams, poi su "Altre azioni", quindi su "Avvia registrazione".
2. I partecipanti riceveranno un avviso indicante che la registrazione ha avuto inizio.
3. È possibile arrestare la registrazione in qualsiasi momento all’interno di "Altre azioni",
4. Terminata la riunione, si cercano le registrazioni in Teams e si scarica il file audio relativo alla riunione che si desidera trascrivere.
5. Scegliere un software di trascrizione automatica e seguire le istruzioni che permetteranno di ottenere la trascrizione desiderata.
6. Esportare la trascrizione nel formato testo desiderato (PDF, HTML, TXT, DOCX…)
7. Rileggere e correggere le trascrizioni dei contenuti delle riunioni effettuate con Teams.

Questa soluzione, semplice e rapida, permette di ottenere una trascrizione in pochi minuti. I software utilizzabili sono generalmente poco costosi e talvolta offrono dei periodi di prova gratuiti. Bisogna però ricordare che una trascrizione di contenuti di riunioni effettuate con Teams realizzata con un software automatico spesso risulterà aleatoria e incompleta.

Trascrivere manualmente i contenuti di una riunione effettuata mediante Teams

Si può anche scegliere di trascrivere manualmente la registrazione di contenuti Teams. Per farlo è sufficiente la previa registrazione della riunione e poi si digita il testo ascoltando l’audio. È una soluzione che presenta il vantaggio di essere gratuita e di non richiedere alcuna competenza tecnica particolare.

Tuttavia, questo metodo per la redazione dei verbali delle riunioni effettuate con Teams richiede molto tempo (per trascrivere un’ora di registrazione audio saranno necessarie sei ore di lavoro). Il lavoro sarà ancora più gravoso nel caso vi sia un gran numero di partecipanti. Per ottenere un risultato decente saranno peraltro indispensabili svariate fasi di redazione, revisione, rilettura e correzione.

Rivolgersi a un professionista per trascrivere i contenuti di una riunione effettuata mediante Teams

Per trascrivere agevolmente i contenuti di una riunione effettuata mediante Teams, si può anche ricorrere ai servizi di un trascrittore professionista, offerti da un’agenzia di trascrizioni come Optiwords, che mette a disposizione dei clienti i servizi di trascrittori esperti e madrelingua, in più di un centinaio di lingue (italiano, francese, inglese, spagnolo, tedesco, portoghese, russo, arabo…).

Grazie alle loro competenze, alla loro padronanza della lingua e alle loro capacità redazionali, forniranno trascrizioni dei contenuti discussi durante le riunioni su Teams perfettamente affidabili, scorrevoli e prive di errori, che le società clienti potranno utilizzare e condividere tranquillamente con clienti, partner e il proprio personale.

Domande frequenti in merito alla trascrizione dei contenuti delle riunioni effettuate con Teams