Hoe gebeurt een eenvoudige transcriptie van een Microsoft Teams-vergadering?

Bent u op zoek naar een eenvoudige en effectieve oplossing om op een eenvoudige manier een Teams-vergadering te transcriberen? In dit artikel vindt u een overzicht van de verschillende methoden om een Microsoft Teams-vergadering te transcriberen.

Een vergadering live transcriberen met Microsoft Teams

Microsoft Teams, een populaire tool in de bedrijfswereld, biedt een brede waaier aan functies op maat van bedrijfsprofessionals (chat, videovergaderingen, opslag van bestanden, enz.). Tijdens videovergaderingen biedt dit platform een transcriptiefunctie van audio naar tekst die kunstmatige intelligentie gebruikt om deelnemers een instant transcriptie van hun gesprekken weer te geven.

Hoe gebeurt een livetranscriptie van een vergadering in Microsoft Teams?

Hier zijn de belangrijkste te volgen stappen om een vergadering live te transcriberen met Microsoft Teams:

1. Klik tijdens uw professionele videovergadering op de 3 puntjes bovenaan het scherm (naast het camerapictogram) en vervolgens op "Transcriptie starten". Deze automatische transcriptiefunctie in Microsoft Teams verschijnt standaard tijdens uw gesprekken.
2. Controleer de transcriptietaal (deze moet dezelfde zijn als de taal die de gesprekspartners spreken). Je kunt dit wijzigen door naar Transcriptinstellingen te gaan, rechtsboven in het venster, en dan naar "Gesproken taal wijzigen" (er zijn 34 talen beschikbaar in Teams).
3. Deelnemers zien een melding dat de transcriptie is gestart, die live tijdens de video-conferentie wordt weergegeven aan de rechterkant, met de naam van de spreker en de respectievelijke timing (het is ook mogelijk om de transcriptie te verbergen door te klikken op "Meer acties" en vervolgens op "Transcriptie verbergen").
4. U kunt de transcriptie op elk gewenst moment stoppen.
5. Aan het einde van de vergadering kunt u het transcript downloaden (het is beschikbaar onmiddellijk na de video, in het evenement, in de Teams kalender). U kunt het downloaden in het formaat .docx of .vtt.

Livetranscriptie van een Microsoft Teams-vergadering: voor- en nadelen

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een livetranscriptie met Teams:

• Het is een bijzonder nuttige functie voor doven en slechthorenden, maar ook voor anderstaligen.
• Het biedt een visueel hulpmiddel om mensen te helpen begrijpen wat er gezegd wordt tijdens een vergadering, bijvoorbeeld in een erg lawaaierige omgeving.
• Met behulp van een zoekbalk kunt u zoeken naar woorden/informatie in het transcript.
• U kunt er ook voor kiezen om de gesprekken tijdens de vergadering in de vorm van ondertitels te bekijken.
• Alle leden van hetzelfde Teams-account kunnen het transcript op elk moment starten, stoppen, bekijken en downloaden.

Deelnemers kunnen ervoor kiezen om hun identiteit te verbergen en niet in het transcript te verschijnen.

Er zijn echter een paar beperkingen aan een livetranscriptie van Teams-vergadering:

• Deze functie is alleen beschikbaar op de desktopversie van Microsoft Teams (niet in de browser).
• De kwaliteit van de transcriptie hangt af van de kwaliteit van de audio, die per deelnemer sterk kan verschillen (afhankelijk van de prestaties van de microfoon, de omgeving, achtergrondgeluid, de helderheid van het gesproken woord, enz.)
• Deze functie is voorbehouden aan Microsoft 365-abonnees met specifieke licenties (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

De andere transcriptiemethoden van Teams-vergaderingen

Naast deze geïntegreerde transcriptietool bestaan er nog andere manieren om een Teams-vergadering eenvoudig te transcriberen.

Het gebruik van software om een Teams-vergadering te transcriberen

Lees hier hoe u een Teams-vergadering transcribeert met behulp van automatische transcriptiesoftware:

1. Neem uw vergaderingen op. Om dit te doen, klikt u op de 3 puntjes rechtsboven in het venster van uw Teams-vergadering, vervolgens op "Meer acties" en vervolgens op "Opname starten".
2. U en de andere deelnemers ontvangen een melding dat de opname gestart is.
3. U kunt de opname op elk moment stoppen in "Meer acties",
4. Ga aan het einde van de vergadering naar uw Teams-opnames en download het audiobestand van de vergadering die u wilt transcriberen.
5. Kies een automatische transcriptiesoftware en volg de instructies om uw transcriptie te verkrijgen.
6. Exporteer het transcript in het tekstformaat naar keuze (pdf, html, txt, docx...).
7. Bekijk en bewerk de transcripten van uw Teams-vergadering.

Bij deze snelle en gemakkelijke oplossing is de transcriptie binnen een paar minuten klaar. Deze tools zijn over het algemeen goedkoop en bieden soms gratis proefversies aan. Houd er wel rekening mee dat een transcriptie van een Teams-vergadering die met automatische software is gemaakt, vaak onregelmatig en onvolledig is.

Handmatige transcriptie van een Teams-vergadering

U kunt er ook voor kiezen om uw Teams-vergadering handmatig te transcriberen. Om dit te doen, neemt u de vergadering van tevoren op en typt u de tekst terwijl u naar de audio luistert. Het voordeel van deze oplossing is dat het gratis is en geen speciale technische vaardigheden vereist.

Deze methode om notulen van vergaderingen te transcriberen is echter zeer tijdrovend (er is 6 uur werk nodig om één uur audio te verwerken). Het werk wordt nog vervelender als er veel sprekers zijn. Om een goed resultaat te verkrijgen, is het ook noodzakelijk om de tekst in verschillende fasen te bewerken, te reviseren, te proeflezen en te corrigeren.

Professionele transcriptie van een Teams-vergadering

Om een Teams-vergadering eenvoudig te transcriberen, kunt u ook gebruik maken van de diensten van een professionele transcribent van een transcriptiebureau zoals Optiwords. Wij bieden u de diensten van ervaren moedertaaltranscribenten in meer dan honderd talen (Frans, Engels, Spaans, Duits, Portugees, Russisch, Arabisch, enz.)

Dankzij hun knowhow, hun taalbeheersing en schrijfvaardigheid leveren zij u een perfect betrouwbare, vloeiende en foutloze transcriptie van Teams-vergaderingen, die u met het volste vertrouwen kunt gebruiken en delen met uw klanten, partners en teams.

Onze vragen en antwoorden (FAQ) over de transcriptie van Teams-vergaderingen