Comment transcrire facilement une réunion Microsoft Teams ?

Vous êtes à la recherche d’une solution simple et efficace pour retranscrire facilement une réunion Teams ? Nous vous proposons, dans cet article, un tour d’horizon des différentes méthodes de transcription d’une réunion Microsoft Teams.

Transcrire une réunion en direct sur Microsoft Teams

Microsoft Teams, outil très prisé dans le monde des affaires, offre de nombreuses fonctionnalités adaptées aux besoins des professionnels de l’entreprise (chat, réunions vidéo, stockage de fichiers…). Cette plateforme propose notamment, lors de visioconférences, une fonctionnalité de retranscription audio en texte qui utilise l’Intelligence Artificielle, afin de permettre aux interlocuteurs d’obtenir une retranscription instantanée de leurs échanges.

Comment retranscrire une réunion en direct sur Microsoft Teams ?

Voici les grandes étapes à suivre pour retranscrire une réunion via Microsoft Teams :

1. Lors de votre meeting professionnel en visio, cliquez sur les 3 points  en haut de l’écran (à côté de l’icône de la caméra) puis sur « Commencer la transcription ». Cette fonctionnalité de transcription automatique sur Microsoft Teams apparaît par défaut lors de vos échanges.
2. Vérifiez la langue de transcription (elle doit être la même que la langue parlée par les interlocuteurs). Vous pouvez la modifier en allant dans les Paramètres de transcription, en haut à droite de la fenêtre, puis sur « Modifier la langue parlée » (34 langues sont disponibles sur Teams).
3. Les participants verront s’afficher une notification les informant du démarrage de la transcription, qui s’affichera en direct pendant la visioconférence, sur le côté droit, avec le nom de l’orateur et le minutage respectifs (il est aussi possible de masquer la transcription en cliquant sur « Autres actions » puis « Masquer la transcription »).
4. Vous pouvez arrêter la transcription à tout moment.
5. À la fin de la réunion, téléchargez la transcription (elle sera directement disponible après la visio, dans l’événement, sur le calendrier Teams). Vous pouvez la télécharger sous le format .docx ou .vtt.

Retranscrire une réunion en direct sur Microsoft Teams : avantages et inconvénients

Voici les principaux avantages à retranscrire sa réunion en direct sur Teams :

• C’est une fonctionnalité particulièrement utile pour les sourds et malentendants, mais aussi pour les locuteurs étrangers.
• Cela permet d’avoir un support visuel pour faciliter la bonne compréhension des échanges lors d’une réunion réalisée dans un environnement très bruyant par exemple.
• Il est possible de rechercher des mots / informations dans la retranscription grâce à une barre de recherche.
• Vous pouvez aussi choisir de visionner les échanges sous forme de sous-titres pendant la réunion.
• Tous les membres d’un même compte Teams peuvent démarrer, arrêter, afficher et télécharger la transcription à tout moment.

Les participants peuvent choisir de masquer leur identité et de ne pas apparaître dans la transcription.

Il existe toutefois quelques limites à la retranscription d’une réunion en direct sur Teams :

• Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur la version du bureau de Microsoft Teams (et non sur le navigateur).
• La qualité de la transcription dépend de la qualité de l’audio, qui sera très variable d’un participant à l’autre (selon la performance du microphone, l'environnement, les bruits de fond, la clarté de l’expression orale…)
• Cette fonctionnalité est réservée à aux abonnés de Microsoft 365 disposant de certaines licences précises (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

Les autres méthodes de transcription de réunions Teams

Outre cet outil de transcription intégré, il existe d’autres méthodes pour retranscrire facilement une réunion Teams.

Utiliser un logiciel pour la transcription d’une réunion Teams

Voici comment retranscrire une réunion Teams à l’aide d’un logiciel de transcription automatique :

1. Enregistrez vos réunions. Pour ce faire, cliquez sur les 3 points figurant en haut à droite de votre fenêtre de réunion Teams, puis sur « Autres actions », puis sur « Démarrer l’enregistrement ».
2. Vous et les autres participants recevrez une notification indiquant que l’enregistrement a débuté.
3. Vous pouvez arrêter l’enregistrement à tout moment dans « Autres actions »,
4. À la fin de la réunion, rendez-vous dans vos enregistrements Teams et téléchargez le fichier audio de la réunion que vous souhaitez retranscrire.
5. Choisissez un logiciel de transcription automatique et suivez les instructions pour obtenir votre transcription.
6. Exportez votre transcription dans le format texte de votre choix (PDF, HTML, TXT, DOCX…)
7. Relisez et éditez vos transcriptions de réunions Teams.

Cette solution, simple et rapide, permet d’obtenir une transcription en quelques minutes. Ces outils sont généralement peu coûteux et proposent parfois des essais gratuits. Toutefois, il faut garder à l’esprit qu’une transcription de réunion Teams réalisée avec un logiciel automatique sera souvent aléatoire et incomplète.

Transcrire une réunion Teams manuellement

Vous pouvez également choisir de transcrire votre réunion Teams manuellement. Pour ce faire, il suffit d’enregistrer la réunion au préalable, puis de taper le texte tout en écoutant l’audio. Cette solution a l’avantage d’être gratuite et de ne nécessiter aucune compétence technique particulière.

Cependant, cette méthode de retranscription de comptes-rendus Teams est très longue (6 heures de travail seront nécessaires pour restaurer une heure d’audio). Le travail sera d’autant plus fastidieux s’il y a un grand nombre d’intervenants. Plusieurs phases de rédaction, de révision, de relecture et de correction seront par ailleurs indispensables pour obtenir un résultat décent.

Faire appel à un professionnel pour retranscrire sa réunion Teams

Pour retranscrire facilement une réunion Teams, vous pouvez également utiliser les services d’un transcripteur professionnel, auprès d’une agence de transcription telle qu’Optiwords. Nous mettons à votre disposition les services de transcripteurs expérimentés et natifs, dans plus d’une centaine de langues (français, anglais, espagnol, allemand, portugais, russe, arabe…).

Grâce à leur savoir-faire, leur maîtrise de la langue et leurs aptitudes rédactionnelles, ils vous délivrent une transcription de réunion Teams parfaitement fiable, fluide et dénuée d’erreurs, que vous pourrez exploiter et partager auprès de vos clients, partenaires et équipes en toute confiance.

Nos réponses à vos questions sur la transcription de réunions Teams